KPI’s en kwaliteit
Door de overgang van systemen zijn de data niet voor alle KPI’s beschikbaar. Ondanks dat iedereen gehoopt had dat het sneller zou gaan, zal het naar verwachting zeker tot eind 2022 duren voordat we alle gegevens weer beschikbaar hebben. De looptijd van een jaar bij zo’n grote systeemovergang is niet ongebruikelijk.
Hieronder zal per KPI inzichtelijk worden gemaakt waar we staan, waar we nog geen cijfers hebben zullen we aangeven wat onze inschatting is.
Doelstelling 1: preventie en uitgaan van eigen verantwoordelijkheid en eigen mogelijkheid van jeugdigen en hun ouders of volwassen klanten, met inzet van hun netwerk.
KPI 1: Ervaren Eigen regie
Deze data komt uit het CEO van Magis, hiervan zijn de eerste resultaten nog niet bekend.
Doelstelling 2: De-medicaliseren, ontzorgen, normaliseren en afschalen.
De streefwaarde voor 2022 was 3%, op dit moment is de score 6%. Het aantal gebruikers vermeld in de rapportage is meer dan 6% maar dat komt doordat ook alle medewerkers aangemeld zijn. Deze zijn niet meegeteld.
We zien dat de medewerkers bekend raken met de Gezondeboel en klanten uitnodigen om mee te doen. De werkgroep onderzoekt met de medewerkers voor welke ondersteuningsvragen Gezondeboel het meest passend is. In de rapportage is ook goed te zien bij welke inhoudelijke vragen Gezondeboel nu geactiveerd wordt.
BPI 1: Gebruik E-Health
KPI 2: Verhouding groepsverblijf tov pleegzorg
Ten opzichte van het tweede kwartaal is de verhouding nagenoeg gelijk. Wel is de stijging vanuit 2021 nog steeds duidelijk zichtbaar. Dit is het gevolg van de wetswijziging rondom het woonplaatsbeginsel zoals toegelicht in de tweede kwartaalrapportage.
Aandacht
Er lopen verschillende oriënterende gesprekken om te komen tot initiatieven om deze score te verbeteren. Dit zal echter pas in de loop van 2023 zichtbare acties opleveren. Op casusniveau blijven we wel sturen op zo min mogelijk kinderen in groepsverblijf. Kinderen worden, indien nodig, zo nabij mogelijk opgevangen.
KPI 2: Verhouding groepsverblijf tov pleegzorg
KPI 2: Groepsverblijf tov pleegzorg Goal: 25% (-80%)
KPI 3: Verhouding ingekochte zorg en wijkteam
De verhouding ingekochte zorg en het wijkteam is vanwege de koppeling van verschillende bestanden binnen het systeem nog niet inzichtelijk.
In de dagelijkse aansturing wordt steeds afgewogen wat we zelf kunnen of samen met de specialistische schil. Hier worden we ook steeds beter in, de verwachting is daarom dat de trend dat er meer door het wijkteam wordt opgepakt doorzet. Wel zijn er ook externe invloeden (zoals de wijziging van het woonplaatsbeginsel) die hier mogelijk ook invloed op hebben, deze zijn echter niet volledig in te schatten.
KPI 4: kosten per klant
De kosten per klant zijn vanwege de koppeling van verschillende bestanden binnen het systeem nog niet inzichtelijk.
De trend van deze kosten is moeilijk te voorspellen. Door de wijziging van het woonplaatsbeginsel hebben we een groot aantal klanten met relatief lage kosten overgedragen aan andere gemeenten. Daarvoor in de plaats zijn er minder klanten met hogere kosten overgedragen aan ons. Dat zou een stijging suggereren. Aan de andere kant zien we dat de kosten niet zo hard stijgen maar de druk op het wijkteam wel toeneemt. Dit zou een stijging van klanten suggereren wat weer zou zorgen voor lagere kosten per klant.
Doelstelling 3: Eerder de juiste hulp op maat om zo snel mogelijk, zo dichtbij mogelijk hulp te bieden met aandacht voor (kosten) effectiviteit van de geboden hulp.
KPI 5: wachttijden
De wachttijd van het wijkteam is iets gedaald. Deze is gebaseerd op de langst wachtende, gemiddeld wachten klanten korter.
Vanuit het wijkteam onderhouden we contact met iedereen die op onze wachtlijst staat. Dit betekent dat er na de onderzoeksfase een wijkteammedewerker wordt gekoppeld aan de klant op de wachtlijst. Deze wijkteammedewerker monitort en is contactpersoon voor deze klant. Dezelfde wijkteammedewerker pakt ook de begeleiding op zodra er ruimte ontstaat in haar/zijn caseload.
Bij onze partners zien we verschillen tussen de wachttijden. Bij de meeste partijen is de wachtlijst het gevolg van personeelskrapte. Dit blijft onderwerp van gesprek, en er wordt door alle partijen hard gewerkt om het personeel op sterkte te krijgen. Wanneer een vraag spoed heeft, wordt hieraan voorrang gegeven.
Aandacht
We zien de wachttijden oplopen door toenemende vraag en tegelijkertijd kost het meer moeite om bij vertrek van personeel nieuwe mensen te vinden.
Als verbeteractie hebben we tijdelijk een medewerker ingehuurd die puur het wachtlijstbeheer op zich neemt. Verder zetten we alles op alles om nieuwe collega's te werven.
BPI 2: klanttevredenheid
Status
De klanttevredenheid vanuit IHK kunnen we door het probleem met het klantsysteem niet achterhalen. Wel krijgen we de scores van onze partners.
De scores zijn in lijn met de streefwaarde.
Aandacht
We zien in de tabel hieronder dat de cijfers van onze partners nog niet volledig zijn. Met elke partner blijven we in gesprek om dit zo volledig mogelijk te maken. Alleen Esdégé Reigersdaal gaat niet afwijken van hun huidige manier van rapporteren.
Klanttevredenheid
KPI 6: Doorstroom
Inmiddels krijgen we de doorstroom van ingekochte zorg vanuit het systeem in beeld. Hier is zichtbaar dat de gemiddelde looptijd voor zowel jeugd als Wmo iets is gestegen maar nog wel korter dan op basis van Q4 2021. Wmo voorzieningen (HBH, woningaanpassingen en vervoersvoorzieningen) zijn niet meegenomen. Een kortere looptijd is hier niet aan de orde.
Aandacht
In de dagelijkse aansturing blijft het afsluiten van casussen een aandachtspunt ook om sneller met de wachtlijst aan de slag te kunnen. We doen wat nodig is, en niet langer dan nodig is.
Gemiddelde looptijd Jeugd - in maanden
Laatste kwartaal Goal: 12 (-20,54%)
14,46
Gemiddelde looptijd Wmo - in maanden
Laatste kwartaal Goal: 12 (-20,54%)
13,63
KPI 7: Doelbereik
Status
Voor het eerst kunnen we doelbereik uit het systeem halen. De eerste score is 75% doelbereik. Dit is echter nog wel gebaseerd op een beperkt aantal scores. Dit komt vooral door de systeemovergang. Doelen worden op dit moment alleen in het ondersteuningsplan vermeld.
Aandacht
Op dit moment liggen de laatste aanpassingen aan het systeem bij systeembeheer. De verwachting is daarom dat het vanaf eind november een standaard proces moet zijn om deze doelen in het systeem te verwerken en zal het aantal geregistreerde doelen stijgen. Dit zal dus pas echt vooruitgaan vanaf 2023.
Doelenbereik Wijkteam
Doelenbereik Zorgpartners
Aantal casussen met doelen
Doel bereik Goal: 80% (-6,25%)
Doelstelling 4: Integrale hulp aan gezinnen en volwassen cliënten volgens het uitgangspunt 1 gezin, 1 plan en 1 regisseur. En continuïteit in hulp (andere wetgeving en 18-/18+)
KPI 8: Partnertevredenheid
Er is geen nieuwe informatie over partnertevredenheid. Dit onderzoek is halfjaarlijks. De rapportage over het tweede kwartaal bevat de meest recente informatie.
KPI 9: Samenwerking in de keten
Deze gegevens komen uit het CEO onderzoek en zijn nog niet bekend.
Werkgeluk
Verloop Tot en met het derde kwartaal van 2022 verlieten 14 medewerkers de organisatie. Het verloop is hoger dan in 2021, toen verlieten tot en met het derde kwartaal 4 medewerkers onze organisatie. Voor de 8 medewerkers die de organisatie verlieten op eigen verzoek waren de redenen als volgt:
Medewerkers In het derde kwartaal van 2022 zijn we gestart met 84 medewerkers, waarvan 64 uitvoerende medewerkers en 3 stagiaires. Er zijn 13 medewerkers in dienst gekomen, waaronder 9 uitvoerende medewerkers, 1 officemanager en 3 stagiaires.
- aantal medewerkers in dienst op de eerste dag van het kwartaal (inclusief instroom op de eerste dag van het kwartaal)
- aantal medewerkers nieuw in dienst in het kwartaal
- aantal medewerkers uit dienst in het kwartaal.
Medewerkerstevredenheid Via de EverybodyFrank app meten we doorlopend de werkbeleving van onze medewerkers. De wekelijkse at random vragen zijn concreet en in minder dan vijf seconden te beantwoorden. Dit geeft ons als werkgever direct inzicht in alle onderdelen van medewerkerstevredenheid. In één jaar tijd doorloopt een medewerker de gehele vragenlijst. In september 2022 zijn we onze nieuwe cyclus gestart, wederom in een vernieuwde versie. Het meest recente werkgeluk cijfer is 6,8. Dat is 0,3 punt lager ten opzichte van het gemiddelde van de eerste helft van het jaar. Autonomie scoort een 7,3 dat is iets lager dan onze doelstelling van 7,5. De werkstress is iets gestegen. De meest recente score voor werkstress is 4,6 (waarbij een 0 geen stress is en een 10 zeer hoge stress). Dat is iets hoger dan de eerste helft van 2022 (4,3). De werkstress is in alle teams onderwerp van gesprek tussen het team en de teamcoach. Waarbij opgehaald wordt wat de oorzaken van de werkstress zijn en wat we kunnen doen om de werkstress te verlagen.
Verzuim Het verzuimpercentage is tot en met het derde kwartaal cumulatief 6,7%, waarbij het verzuim gedurende het jaar gestaag daalt. Het verzuim is als volgt opgebouwd:
Doelstelling 5: Meer ruimte voor professionals om eerder de juiste hulp te bieden door vermindering van regeldruk.
KPI 10: Ervaren autonomie medewerkers
De ervaren autonomie en met name hoe vaak het ingevuld wordt (compliance) is gedaald. Dit komt naar alle waarschijnlijkheid door een update van de app waardoor de registratie even stil lag.
Aandacht
We monitoren of deze cijfers zich herstellen.
Ervaren autonomie - tevredenheid per kwartaal
Ervaren autonomie - tevredenheid laatste kwartaal Goal: 8 (-8,75%)
7,3
Ervaren autonomie - compliance per kwartaal
Ervaren autonomie - compliance per kwartaal Goal: 65% (-3,08%)
