Of het nu gaat om beleid, bijvoorbeeld op het gebied van ‘Ongelijk investeren voor gelijke kansen’, of om dagelijkse keuzes – data geven houvast en inzicht. Daarom is geïnvesteerd in (de werkzaamheden van) het datateam. Onder andere om de veelvoorkomende ondersteuningsvragen van inwoners inzichtelijk te maken. Zodat hier wellicht oplossingen voor gevonden kunnen worden in de sociale basis, of met een groepsgerichte of collectieve activiteit.
Grote stappen gezet met datagedreven werken
Mede dankzij de uitbreiding van het datateam is er een meerjaren-analyse opgeleverd. Hiermee wordt inzichtelijk wie onze klanten zijn, met welke hulpvragen ze binnenkomen en door wie ze zijn doorverwezen of dat ze zichzelf melden. Ook laat het zien op welke leefgebieden we misschien groepsgerichte en collectieve activiteiten kunnen aanbieden. Uitgangspunt voor de meerjaren-analyse was de Wat Telt-meting, waarmee tijdens het kennismakingsgesprek een inwoner zijn situatie op verschillende levensgebieden in kaart brengt. Daarnaast zijn er gegevens bijgehouden over de toegang naar aanvullende zorg. Van de laatste 5 jaar zijn al deze gegevens verwerkt en beschikbaar gemaakt op wijk- en op buurtteamniveau.
Voortgaand proces
Vanaf nu wordt de meerjaren-analyse jaarlijks bijgewerkt met de gegevens van het afgelopen jaar. Zo worden de data robuuster. Alle programmagregisseurs en teamcoaches hebben hier een masterclass over gevolgd en een wijkprofiel aangemaakt. Er is een handleiding beschikbaar waarmee ze de meerjaren-analyse in hun teams kunnen bespreken, om meer inzicht te krijgen in hun klanten.
Signaleringslijst voor registratiehygiëne
Alle medewerkers hebben toegang gekregen tot hun persoonlijke signaleringslijst. Deze helpt hen bij hun registratiehygiëne. Buurtteam Sociaal wil het aantal registraties tot een minimum beperken. Met de signaleringslijst kunnen medewerkers nu zelf zien welke registratietaken er nog open staan. De verwachting is dat, nu ze de regie in eigen hand hebben, de achterstanden gemakkelijker worden ingelopen en de data actueler en representatiever zijn.
‘Voor iemand die is vastgelopen op meerdere levensgebieden was de beperkte tijd om af te spreken niet altijd voldoende. Zeker regelzaken waarbij telefoontjes gepleegd moeten worden, kunnen veel tijd kosten en dan ben je zo door de tijd heen. Daarnaast gaat er vaak tijd kwijt aan invuldingen vanuit jullie organisatie zelf.’
Scroll verder ▼
Betekenisvol sturen en verantwoorden met nieuwe KPI’s
Het sturingsmodel waarmee de opdracht van de gemeente Utrecht wordt gemonitord is voorzien van nieuwe indicatoren (KPI’s). Hierdoor was een herijking van de sturings- en verantwoordingsprocessen binnen Buurtteam Sociaal nodig. Samen met gemeente en samenwerkingspartners is er gewerkt aan de notitie ‘Sturen en verantwoorden’, met het model Simons als uitgangspunt. Dit model combineert cijfers met dialoog om de cijfers te duiden. Cijfers zijn hierdoor meer streefwaarden (behalve die rond wachtlijsten). Er is in overleg vastgelegd wat we willen meten, waarom en hoe. Vervolgens heeft Buurteamorganisatie Sociaal alle KPI’s uit de kaderbrief (opnieuw) gedefinieerd. Daarnaast is het proces van input (registratie door medewerkers) tot output (oplevering en visualisatie van de gegevens) doorlopen en waar nodig bijgewerkt. Ten slotte zijn de registratievereisten en de registratiewijze voor de groepsgerichte activiteit ‘Samen Welkom’ vastgesteld. Deze gegevens kunnen nu gedeeld worden met onze partners, al is een naadloze aansluiting op elkaars data nog een uitdaging.
WijkDataWijkDoen leidt tot data-enthousiasme
In elke wijk doet een teamcoach of programmaregisseur mee aan het proces van WijkDataWijkDoen (WDWD). Onder leiding van de gemeentelijke afdeling Volksgezondheid wordt per wijk naar data gekeken: wat valt op (schuldenproblematiek, verslaving, mantelzorg…) en wat kunnen we aanpakken? Soms leidt dit tot een nieuwe wijkopgave. De teamcoach of programmaregisseur zorgt dat deze WDWD-sessies met het buurtteam worden voorbereid. Het datateam leverde hiervoor de data. In enkele wijken leidde dit tot een vervolgsessie of tot een gerichte actie, zoals een thema-specifiek overleg met een partner. De Programmaregisseur Impact Maken is ook aangesloten bij de stedelijke werkgroep WDWD om het WDWD-instrument verder te ontwikkelen en het proces te optimaliseren. Dit leidde onder andere tot voorstel om de WDWD-sessie in iedere wijk op hetzelfde moment in het jaar te houden, zodat deze beter aansluit op de jaarplan-cyclus. Ook zijn er vaste datasets vastgesteld, als bron voor de WDWD-sessies.
‘Je wordt met je problemen geholpen, aanvragen worden gedaan voor je gezondheid. Ze bieden een luisterend oor en zoeken de juiste personen voor je problemen.’
Scroll verder ▼
‘Trots op wat we hebben opgeleverd’
‘Ik kijk met een positief gevoel terug op 2025. We hebben de opdracht van de gemeente doorvertaald naar de praktijk, met onder andere een andere benadering van data en KPI’s. Hierdoor is het voor iedereen veel concreter wat de afspraken zijn. Trots ben ik op het feit dat we de meerjaren-analyse hebben opgeleverd en de signaleringslijst voor medewerkers. Daarnaast hebben we een dagelijks dashboard voor teamcoaches, dat inzicht geeft in bijvoorbeeld verzuim, capaciteit, wachtlijsten, duur van de ondersteuning enzovoorts. Hiermee kunnen teams samen beslissen wie wat kan doen. Door de datasessies voor WijkDataWijkDoen kregen we veel verzoeken om data op te leveren. Hoewel iedereen dus erg gemotiveerd was, hebben we op de rem moeten trappen, omdat dit tot een ‘data-oerwoud’ leidde. Voor het komende jaar hebben we wat dit betreft ook nog wel wat dilemma’s op te lossen, zoals: verschil in systemen en meetmethoden, en privacy. En ook: wie registreert wat als er meerdere samenwerkingspartners betrokken zijn? Oplossingen hiervoor vragen tijd en afstemming. Maar in 2026 bouwen we verder aan een goede informatiebasis. Daarbij blijft het belangrijk aan medewerkers en partners uit te leggen met welk doel we iets geregistreerd willen hebben.’
Frank Smulders
Programmaregisseur
Doorkijkje naar 2026
In 2026 behoren de onderwerpen die hier onder ‘datagedreven werken’ staan tot de ondersteunende programmalijnen ‘Impact maken met data en technologie’ en ‘Monitoring en verantwoording’. Volgend jaar wordt er niet alleen voortgebouwd op bovenstaande ontwikkelingen, maar wordt er ook werk gemaakt van bijvoorbeeld de inzet van Artificial Intelligence om ons werk digitaal te innoveren. De Programmaregisseur Impact maken neemt hiervoor deel aan het landelijke programmateam Artificial Intelligence van Incluzio, waar breed wordt nagedacht over de inzet, techniek en ethiek van AI.